Excel-ൽ text wrap ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ: 5 തെറ്റിദ്ധാരണകൾ

Excel-ൽ text wrap ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ?

Excel-ൽ text wrap ചെയ്യാൻ സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് Home ടാബ് തുറന്ന് Wrap Text തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഓരോ സെല്ലിന്റെയും വീതിക്കുള്ളിൽ ഉള്ളടക്കം പല വരികളിലായി Excel കാണിക്കും. വാക്കുകൾ മറഞ്ഞുതന്നെ കിടക്കുകയാണെങ്കിൽ വരിയുടെ ഉയരം ക്രമീകരിക്കുക. Wrap ചെയ്യുമ്പോൾ എഴുത്ത് അതേ സെല്ലിൽത്തന്നെ തുടരും; വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.

സാധാരണ കാണുന്ന ഒരു പ്രശ്നം ഇതാണ്: ഡെലിവറിക്കുള്ള നിർദേശം ടൈപ്പ് ചെയ്തശേഷം മറ്റൊരിടത്ത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ ആദ്യത്തെ കുറച്ച് വാക്കുകൾ മാത്രമേ കാണുന്നുള്ളൂ. കോളത്തിന്റെ വീതി കൂട്ടിയാൽ കുറച്ചൊക്കെ പരിഹാരമാകും. പക്ഷേ അങ്ങനെ ചെയ്തുകൊണ്ടിരുന്നാൽ ഷീറ്റ് ലാപ്ടോപ്പിന്റെ സ്ക്രീനിന് പുറത്തേക്ക് നീളും. നീണ്ട കുറിപ്പുകൾ താഴേക്ക് പല വരികളിലായി കാണിക്കാൻ wrapping ഇടം നൽകുന്നു.

Excel-ൽ text wrap ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് തിരഞ്ഞാണ് വന്നതെങ്കിൽ, ആ ബട്ടണാണ് പെട്ടെന്നുള്ള ഉത്തരം. പക്ഷേ അത് അമർത്തിയിട്ടും പ്രതീക്ഷിച്ച ഫലം കിട്ടുന്നില്ലെങ്കിൽ എന്തു ചെയ്യണമെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ ഈ അഞ്ച് സാധാരണ തെറ്റിദ്ധാരണകൾ നോക്കാം.

1. ആദ്യം കോളത്തിന്റെ വീതി കൂട്ടേണ്ടതുണ്ടോ?

പൊതുവെയുള്ള ധാരണ: നീണ്ട എഴുത്ത് Excel-ൽ ശരിയായി കാണിക്കാൻ ആദ്യം കോളത്തിന്റെ വീതി കൂട്ടണം.

ആദ്യം അങ്ങനെ തോന്നുന്നത് സ്വാഭാവികമാണ്. കോളത്തിന്റെ അതിര് വലിച്ചുനീക്കിയാൽ ഉടനെ കൂടുതൽ വാക്കുകൾ കാണാം. വീതി അല്പം കൂട്ടിയാൽ ഞെരുങ്ങിനിൽക്കുന്ന തലക്കെട്ട് വായിക്കാനും എളുപ്പമാകും. ചെറിയൊരു ലേബലാണെങ്കിൽ വീതി കൂട്ടുന്നതുമാത്രം മതിയായേക്കാം.

ശരിക്കും സംഭവിക്കുന്നത്: സൗകര്യപ്രദമായ കോളം വീതി നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് എഴുത്ത് പല വരികളിലായി കാണിക്കാൻ wrapping സഹായിക്കും. Windows-ൽ സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്തശേഷം Home → Alignment → Wrap Text തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ലഭ്യമായ വീതിക്കനുസരിച്ചാണ് വരികൾ ക്രമപ്പെടുന്നത്. വീതി മാറ്റുമ്പോൾ എഴുത്ത് എവിടെവെച്ച് അടുത്ത വരിയിലേക്ക് പോകുന്നു എന്നതും മാറുമെന്ന് Microsoft-ന്റെ wrapping നിർദേശങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്നു.

കുറിപ്പുകൾക്കുള്ള ഒരു സെല്ലിൽ “ഉച്ചയ്ക്ക് 2 മണിക്ക് ശേഷം പാഴ്സൽ റിസപ്ഷനിൽ ഏൽപ്പിക്കുക” എന്ന് ഉണ്ടെന്ന് കരുതുക. അത് ഒറ്റ വരിയിൽ കാണിക്കാനുള്ള വീതി നൽകിയാൽ ചെറിയ കുറിപ്പുകൾക്കരികിൽ വലിയ ഒഴിഞ്ഞ ഇടങ്ങൾ വന്നേക്കാം. വീതി കുറഞ്ഞ കുറിപ്പുകളുടെ കോളത്തിൽ എഴുത്ത് wrap ചെയ്താൽ പേരുകൾക്കും തീയതികൾക്കുമൊപ്പം ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ വായിച്ചുപോകാൻ എളുപ്പമാണ്.

ഓരോ വരിയും മിനുക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഷീറ്റിന് യോജിക്കുന്ന വീതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഒരു കോളത്തിൽ നീണ്ട വാചകമുണ്ടെന്ന കാരണത്താൽ എല്ലാ കോളങ്ങൾക്കും ഒരേ വീതി നൽകാതിരിക്കുക. എണ്ണത്തിനുള്ള കോളത്തേക്കാൾ കൂടുതൽ ഇടം കുറിപ്പുകളുടെ കോളത്തിന് നൽകുക.

2. Wrap ചെയ്തിട്ടും Excel-ൽ എഴുത്ത് മറഞ്ഞിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

പൊതുവെയുള്ള ധാരണ: Wrap Text ഓണാക്കിയാൽ എല്ലാ വാക്കുകളും എപ്പോഴും കാണും.

സാധാരണ അനുഭവത്തിൽനിന്നാണ് ഈ ധാരണ വരുന്നത്: wrap ചെയ്യുമ്പോൾ പലപ്പോഴും വരിയുടെ ഉയരം ഉടനെ കൂടും. മറ്റൊരു വരിയുടെ ഉയരം കൂടാതിരിക്കുമ്പോൾ Excel നിർദേശം അവഗണിച്ചതുപോലെ തോന്നും.

ശരിക്കും സംഭവിക്കുന്നത്: വരിയുടെ ഉയരം നിശ്ചയിച്ചുവെച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ wrap ചെയ്ത ചില വരികൾ കാണാതെ പോകാം. ഒന്നിപ്പിച്ച സെല്ലും ക്രമീകരണം സങ്കീർണമാക്കാം. Wrapping ക്രമീകരണവും അതിന്റെ ഫലം കാണിക്കാനുള്ള ഇടവും രണ്ട് കാര്യങ്ങളാണ്.

Windows Excel-ൽ സെല്ലുകൾ ഒന്നിപ്പിച്ചിട്ടില്ലാത്ത സാധാരണ വരിയാണെങ്കിൽ, പ്രശ്നമുള്ള സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് Home → Format → AutoFit Row Height തിരഞ്ഞെടുക്കുക. കൂടുതൽ ഇടം നൽകാൻ വരിയുടെ നമ്പറിനു താഴെയുള്ള അതിര് താഴേക്ക് വലിക്കുകയുമാകാം.

എന്തെങ്കിലും മായ്ക്കുകയോ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് സെൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഫോർമുല ബാറിലെ ഉള്ളടക്കം നോക്കുക. കാണാതായ വാക്കുകൾ അവിടെ ഇപ്പോഴുമുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. ഉയരം കുറഞ്ഞ വരിക്ക് സെല്ലിലുള്ള എഴുത്ത് മറയ്ക്കാൻ കഴിയും.

ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു വരിയിൽ “ഡെലിവറിക്ക് മുമ്പ് വിളിക്കുക” എന്ന് കാണുകയും അടുത്ത വരിയായ “വശത്തെ പ്രവേശനവാതിൽ പൂട്ടിയിരിക്കുകയാണ്” മറഞ്ഞിരിക്കുകയും ചെയ്യാം. ആ രണ്ടാമത്തെ വരി പ്രധാനമാണ്. ഉയരം ക്രമീകരിച്ചശേഷം, വരിക്ക് ഉയരം കൂടിയതുകൊണ്ട് എല്ലാം ഉൾപ്പെട്ടെന്ന് കരുതാതെ ഏറ്റവും നീണ്ട കുറിപ്പിന്റെ അവസാന വരി വായിച്ചുനോക്കുക.

3. Enter അമർത്തുന്നതും text wrap ചെയ്യുന്നതും ഒന്നാണോ?

പൊതുവെയുള്ള ധാരണ: വാചകം അടുത്ത വരിയിലേക്ക് മാറേണ്ടിടത്ത് Enter അമർത്തിയാൽ മതി.

ഒരു ഡോക്യുമെന്റിലോ മെസേജ് ബോക്സിലോ അത് നടക്കും. അതുകൊണ്ട് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലും അതേ കാര്യം ശ്രമിക്കുന്നത് സ്വാഭാവികമാണ്. പുതിയ വരി ചേർക്കുന്നതിനുപകരം Excel സെല്ലിലെ എഴുത്ത് പൂർത്തിയാക്കുമ്പോഴാണ് കുഴപ്പമാകുന്നത്.

ശരിക്കും സംഭവിക്കുന്നത്: തനിയെ wrap ചെയ്യുന്നതും സ്വയം വരി തിരിക്കുന്നതും വ്യത്യസ്ത ആവശ്യങ്ങൾക്കാണ്. Wrapping ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ വരികൾ എവിടെ അവസാനിക്കണമെന്ന് Excel തീരുമാനിക്കും. സ്വയം വരി തിരിക്കുമ്പോൾ എവിടെവെച്ച് തിരിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് തീരുമാനിക്കാം.

Windows ഡെസ്ക്ടോപ്പ് Excel-ൽ:

1. സെല്ലിലെ ഉള്ളടക്കം തിരുത്താൻ അതിൽ ഡബിൾ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. പുതിയ വരി തുടങ്ങേണ്ടിടത്ത് കഴ്സർ വെക്കുക.
3. Alt + Enter അമർത്തുക.

സെല്ലിലെ ഉള്ളടക്കം തിരുത്താനുള്ള മാർഗനിർദേശത്തിൽ Microsoft ഈ ഷോർട്ട്കട്ട് വിവരിക്കുന്നുണ്ട്.

കോളത്തിന്റെ വീതിക്കനുസരിച്ച് വരികൾ മാറേണ്ട വാചകത്തിന് തനിയെ wrap ചെയ്യുന്ന രീതി ഉപയോഗിക്കുക. വിലാസത്തിൽ, ഇടമുണ്ടെങ്കിലും തെരുവും നഗരവും വെവ്വേറെ വരികളിൽ വേണമെങ്കിൽ സ്വയം വരി തിരിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കാം.

പറഞ്ഞുകൊടുത്ത ഒരു ഡെലിവറി നിർദേശം എഴുത്തിലുള്ള കുറിപ്പാക്കി മാറ്റുകയാണെന്ന് കരുതുക. ആദ്യം voice note എഴുത്താക്കി മാറ്റുന്നത് പൂർത്തിയാക്കുക. എന്നിട്ട് സെല്ലിലെ എഴുത്ത് വീതിക്കനുസരിച്ച് വരികളായി മാറണമോ, നിശ്ചിത ഇടങ്ങളിൽ വരി തിരിക്കണമോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുക. ഇവ തിരുത്തലിലെ രണ്ട് വ്യത്യസ്ത തീരുമാനങ്ങളാണ്.

ഓരോ കുറച്ച് വാക്കുകൾക്കുശേഷവും വരി തിരിക്കാതിരിക്കുക. വീതി കുറഞ്ഞ കോളത്തിൽ വൃത്തിയായി തോന്നുന്ന ക്രമീകരണം പിന്നീട് ആരെങ്കിലും വീതി കൂട്ടുമ്പോൾ വായിക്കാൻ അസൗകര്യമാകാം.

4. പകരം സെല്ലുകൾ ഒന്നിപ്പിക്കുകയോ അക്ഷരങ്ങളുടെ വലുപ്പം കുറയ്ക്കുകയോ വേണോ?

പൊതുവെയുള്ള ധാരണ: Wrap Text-ന് പകരം ഒരേപോലെ ഉപയോഗിക്കാവുന്ന വഴികളാണ് Merge Cells-ഉം Shrink to Fit-ഉം.

ഇവ മൂന്നും തിങ്ങിനിറഞ്ഞ ഷീറ്റിന്റെ രൂപം മാറ്റും. അതുകൊണ്ട് ആശയക്കുഴപ്പം മനസ്സിലാക്കാവുന്നതാണ്. സെല്ലുകൾ ഒന്നിപ്പിച്ചാൽ തലക്കെട്ടിന് വശങ്ങളിലേക്ക് കൂടുതൽ ഇടം കിട്ടും. അക്ഷരങ്ങളുടെ വലുപ്പം കുറച്ചാൽ കോളത്തിന്റെ വീതി മാറ്റാതെ ചെറിയൊരു ലേബൽ ഉൾക്കൊള്ളിക്കാം.

ശരിക്കും സംഭവിക്കുന്നത്: ഓരോ ക്രമീകരണവും മാറ്റുന്നത് വ്യത്യസ്ത കാര്യങ്ങളാണ്:

• Wrap Text ഒരു സെല്ലിലെ എഴുത്ത് പല വരികളിലായി കാണിക്കുന്നു.
• Shrink to Fit എഴുത്ത് സെല്ലിൽ ഒതുങ്ങാൻ അത് കാണിക്കുന്ന വലുപ്പം കുറയ്ക്കുന്നു.
• Merge Cells തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളെ ഒന്നിപ്പിച്ച് ഒരു വലിയ സെല്ലാക്കുന്നു.

ഈ വ്യത്യാസങ്ങൾ Microsoft അതിന്റെ സെൽ ഫോർമാറ്റിങ് വിശദീകരണത്തിൽ വിവരിക്കുന്നു.

സാധാരണ വിവരങ്ങളുടെ പട്ടികയാണെങ്കിൽ ആദ്യം വെവ്വേറെ സെല്ലുകളിൽ wrap ചെയ്തു നോക്കുക. ഒരു ഖണ്ഡിക തീരെ ചെറിയ ഒറ്റ വരിയായി ചുരുക്കിയാൽ സെല്ലിൽ ഒതുങ്ങിയേക്കാം, പക്ഷേ വായിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടാകും. വരിയുടെ ഉയരം കൂട്ടിയാൽ മാത്രം മതിയാകുന്നിടത്ത് സെല്ലുകൾ ഒന്നിപ്പിക്കുന്നത് ക്രമീകരണത്തെക്കുറിച്ച് മറ്റൊരു തീരുമാനം കൂടി എടുക്കേണ്ടിവരുത്തും.

പുറത്തുപോകാനുള്ള സ്ഥലങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു ചെറിയ പട്ടിക സങ്കൽപ്പിക്കുക. പോകുന്ന സ്ഥലം, അത് എവിടെയാണ്, കുറിപ്പുകൾ എന്നിവ വെവ്വേറെ കോളങ്ങളിൽ വെക്കുക. കുറിപ്പുകളുടെ സെല്ലിൽ “അകത്ത് ശാന്തമാണ്, പക്ഷേ പ്രവേശനവാതിലിൽ മൂന്ന് പടികളുണ്ട്” എന്നത് wrap ചെയ്യുക. ആദ്യ date-നുള്ള കഫേ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന പട്ടികയാണെങ്കിൽ, ഇത്തരം പ്രായോഗിക വിവരങ്ങൾ വായിക്കാൻ വേണ്ടത്ര ഇടം നൽകണം.

നേരത്തേ ഒന്നിപ്പിച്ച ഒരു സെല്ലിൽ wrap ചെയ്ത വരികൾ ഇപ്പോഴും മറഞ്ഞിരിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, വരിയുടെ ഉയരം സ്വയം കൂട്ടി ഫലം പരിശോധിക്കുക. ലഭ്യമായ ഇടം മാറുമെന്ന് കരുതി Wrap Text വീണ്ടും വീണ്ടും ഓണാക്കുകയും ഓഫാക്കുകയും ചെയ്യാതിരിക്കുക.

5. Mac-ൽ text wrap ചെയ്യുന്നത് വ്യത്യസ്തമാണോ?

പൊതുവെയുള്ള ധാരണ: Mac ഉപയോഗിക്കുന്നവർക്ക് text wrap ചെയ്യാൻ വേറൊരു സൗകര്യമോ പ്രത്യേക ഫോർമുലയോ വേണം.

Windows-നുള്ള നിർദേശങ്ങൾ പിന്തുടരുമ്പോൾ മെനുവിലെ സ്ഥാനം വ്യത്യസ്തമാണെന്ന് കാണുന്നതിൽനിന്നാണ് സാധാരണ ഈ ധാരണ വരുന്നത്. മെനുവിലെ ഒരു ഓപ്ഷൻ കാണാതിരുന്നാൽ രീതി മുഴുവൻ തെറ്റാണെന്ന് തോന്നാം.

ശരിക്കും സംഭവിക്കുന്നത്: Mac-നുള്ള Excel-ലും Home ടാബിൽ Wrap Text ഉണ്ട്. ഒരു സെല്ലോ ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളോ തിരഞ്ഞെടുത്തശേഷം ആ ബട്ടൺ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഫോർമുല ആവശ്യമില്ല. നിശ്ചയിച്ചുവെച്ച ഉയരം കാരണം wrap ചെയ്ത എഴുത്ത് മറയുമ്പോൾ Format → Row → AutoFit ഉപയോഗിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചും Microsoft-ന്റെ Mac നിർദേശങ്ങൾ വിവരിക്കുന്നു.

വലിയൊരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്നതിനുമുമ്പ് നീണ്ട എഴുത്തുള്ള ഒരു സെല്ലിൽ പരീക്ഷിക്കുക. ആദ്യത്തെയും അവസാനത്തെയും വാക്കുകൾ പരിശോധിച്ചശേഷം, വരികൾ സുഖമായി വായിക്കാനാകുന്നതുവരെ കോളത്തിന്റെ വീതി ക്രമീകരിക്കുക. ഷീറ്റിന്റെ ബാക്കി ഭാഗം ക്രമീകരിക്കാൻ അതൊരു ഉപയോഗപ്രദമായ മാതൃകയാകും.

ചുരുക്കത്തിൽ

• സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് Home → Wrap Text തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
• വരികൾ മറഞ്ഞുതന്നെ കിടക്കുകയാണെങ്കിൽ വരിയുടെ ഉയരവും ഒന്നിപ്പിച്ച സെല്ലുകളും പരിശോധിക്കുക.
• Windows ഡെസ്ക്ടോപ്പ് Excel-ൽ നിശ്ചിത ഇടത്ത് വരി തിരിക്കാൻ Alt + Enter ഉപയോഗിക്കുക.
• നിങ്ങൾക്ക് വേണ്ട ക്രമീകരണത്തിന് അനുസരിച്ച് wrap ചെയ്യണോ, എഴുത്ത് ചുരുക്കണോ, സെല്ലുകൾ ഒന്നിപ്പിക്കണോ എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.